オンライン(Zoom)を活用した総会を開催!~オンラインならではの工夫と注意点~

レポート posted:2020.05.28

先日(2020年5月26日)、市民セクターよこはまでは初となるオンラインを活用した総会を開催しました!

移転したばかりの新しい事務所で、事前の準備から機材を整え、上手く進行できるかドキドキしながらの開催となりましたが、無事大きなハプニングもなく総会を終えることができました。

オンラインならではの事前の準備や、当日気を付けた点などまとめましたので、オンライン会議などのご参考にしていただければ幸いです。

※総会はコロナウイルス感染症拡大防止対策の為、最少人数で開催をし、会員の皆様には事前に審議事項及び資料をご覧の上、書面表決・委任状でご参加いただきました。オンラインには、書面表決をいただきご希望された方のみ傍聴としてご参加いただきました。

 


目次

  1. ①準備したもの(機材等)
  2. ②会場レイアウト
  3. ③オンラインだからこそ進行上気を付けた点
  4. ④当日うまくいかなかったことと改善点
  5. まとめ

 

①準備したもの(機材等)

・PC4台 カメラ・マイク内蔵

撮影用:議長兼司会1台、説明者1台
事務局操作用:2台(内1台は遠隔で参加)

・インターネット環境

※新しい事務所でまだwifi環境が整っていなかったので、スマートフォンのテザリング機能をフル活用しました。

・外付けマイク1台

資料説明者用に使用しました。

・外付けカメラ(広角レンズ)1台

議長撮影用に使用(広角レンズの場合、複数人を写すことができるので、会議の席で使用される方が多いです)

・ヘッドマイク1台

議長が常につけていました。

・ストップウォッチ

・タイムキーパー用のボード(「あと〇分」と残り時間を書いたもの)

・進行表

タイムスケジュール、役割分担、セリフを記載したもの

・オンライン会議ツール

今回は「Zoom(ズーム)」の有料版(プロプラン)をTechSoupより事前に購入し、使用しました。

 

②会場レイアウト

当日は、全7名のスタッフで運営しました(内1名は別会場から遠隔からのサポート)。

事務所では複数のPCを使い、撮影用のPC2台では議長と資料説明者をそれぞれ映しました。そうすることで、なるべくスピーカーが移動をしなくてよいよう工夫しました。

カメラワークは背景や照明のあたり方を細かく調整し、まるで放送スタジオのような?環境を整えました(直前まで背景の本の位置など微調整をしていました)。

≪参考:レイアウト図≫
下図のような会場レイアウトを想定していましたが、本番では、話者の背景を意識し議長の位置を変更しました。


※↑左側が議長(中野理事長)、右側が資料説明者で、カメラワークを固定していました。

 

③オンラインだからこそ進行上気を付けた点

≪準備段階≫

・市民セクターよこはまの場合は、オンラインでの実施が定款に定められていなかったため、
オンラインで参加する人には、書面評決または委任状をもらっておいた。

・オンライン併用で行う場合も、運営(主に理事、監事、事務局)がスムーズに進行できるように、
あらかじめ打ち合わせしたタイムスケジュールや役割分担を共有しておいた。

・リハーサルを行い、マイクテストやカメラテスト、動きの確認を入念に行った。

≪本番中≫

・話し手は、話し始める前に少し間をあけて話すようにしてもらい聞き手が聞きやすいよう意識した。

・進行役は、「〇〇さん、お願いします。」とはっきり伝えるようにした。

・ホストが「スポットライトビデオ」という機能を使い、話している人を固定することで、画面が安定して参加者はストレスなく話を聞くことができた。※有料の機能です

遠隔から事務局担当が参加していたことで、細かいハプニングに対し都度メッセージを送り、即座に対応することができた(話していない人が大きく映ってしまう、ミュートの切り替えなど)。

 

④当日うまくいかなかったことと改善点

・遠隔の事務局PCに共同ホスト(ホストと同じ機能を付与できる有料のみの機能)が設定できず、
遠隔からミュートやビデオ固定の操作ができなかった。
設定の仕方やリハーサルでの確認を事前に行う。

・途中、事務所内でハウリングしてしまい、司会者が話すタイミングで毎回雑音が入ってしまった。

→Zoomにパソコンと同時にスマートフォンやタブレットでZoomに入室している場合、マイクやスピーカーがお互いの音を拾ってしまったことが原因でした。ミュートにしただけではハウリングは解消されず、スマートフォンやタブレットのオーディオを切断する必要があります。
「オーディオの切断」を押すことで、マイクマークがヘッドフォンマークに変わります。ヘッドフォンマークは、オーディオが切断された状態となります。
この状態ですと、お互いの端末の音を拾わなくなるため、ハウリングが解消されます。

・カメラとマイクの切り替えのタイミングが合っていないことがあった(参加者からすると結構気になる)。
話す人はワンテンポ置いたり、事務局からの合図が出てから話すよう意識する。

・当日の参加者へのお願い事項(資料について、広報許可、終了時間)の伝達が口頭になってしまった。
パワーポイントなどでお願い事項をまとめたスライドをつくって、開始前に参加者が読めるように準備するとわかりやすい。

・最後、「終了ボタン」を押すのが早く、参加者にとっては唐突に終わった感じがあったので、ホストが終了ボタンを押すのはもう少しゆっくりでも良かった。
事務局(ホスト)は全員が退出してから、最後に終了ボタンを押す。

・オンラインだと遠隔からの参加者は現場の進行状況が分かりづらい。
参加者のうち希望する方には事前に進行表をお渡しするようにする。

 

まとめ

・事前の準備(機材、進行表、リハーサル、会場の掃除)が一番大事。

・本番は間をあけてゆっくり話すことを心がける。

・スピーカーが集中して話ができるよう、事務局は役割を分担し全体管理に心がける。

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